Nel contesto professionale e accademico, saper scrivere email formali in inglese è un’abilità fondamentale.
Per scrivere un’email formale in inglese è importante seguire una struttura chiara che includa: saluto iniziale, introduzione, corpo del messaggio, chiusura e congedo. Usare un linguaggio formale ed espressioni appropriate garantirà una comunicazione efficace e professionale.
Questo articolo offre una guida dettagliata su come strutturare e scrivere email formali in inglese, con esempi pratici ed espressioni utili. Ti sarà molto utile se stai inviando un curriculum in inglese: fare una buona prima impressione è fondamentale! 💻
Struttura di un’email formale in inglese
Quando si scrive un’email formale in inglese (o in qualsiasi altra lingua), è sempre meglio seguire una struttura precisa. Perché? Perché in questo modo manteniamo un ordine, non dimentichiamo nulla di ciò che vogliamo dire e rispettiamo tutte le forme di cortesia necessarie in questo tipo di messaggi.
Ricorda che...
non è la stessa cosa scrivere un’email in inglese a qualcuno che già conosci — un amico, un’amica o un collega — rispetto a rivolgersi a una persona con cui non abbiamo confidenza o alcun rapporto, ad esempio per candidarsi a un lavoro. La formalità inglese esiste, e non a caso! Vediamo come usarla quando scriviamo un’email:
Saluto iniziale
Ovviamente, la prima cosa da fare è iniziare con un saluto, non scrivere subito ciò che vogliamo dire, e questo saluto deve essere appropriato. Per aiutarti a capire come iniziare un’email formale in inglese, ecco le due situazioni principali che potresti trovarti ad affrontare:
Quando conosci il nome del destinatario
➡️ "Dear Mr./Ms. [Cognome],"
Se non conosci il nome del destinatario
➡️ "Dear Sir/Madam,"
Introduzione
Dopo il saluto, bisogna entrare nel vivo dell’argomento, ma non “a freddo”, cioè senza preamboli. Esistono infatti alcune espressioni che possono aiutarti a indicare lo scopo dell’email in modo chiaro, ma con un tono cortese e naturale:
- "I am writing to inquire about…" ➡️ Le scrivo per chiedere informazioni su…
- "I am contacting you regarding…" ➡️ La contatto in merito a…
- "I am writing to submit my application for…" ➡️ Le scrivo per presentare la mia candidatura per…
- "I would like to request further information regarding…" ➡️ Vorrei richiedere ulteriori informazioni riguardo a…
- "I would like to express my interest in…" ➡️ Vorrei esprimere il mio interesse per…
Corpo del messaggio
Adesso sì, è il momento di sviluppare il contenuto: ciò che vogliamo comunicare. È importante farlo in modo chiaro, con paragrafi ben organizzati e utilizzando un linguaggio formale, evitando gerghi o espressioni troppo colloquiali. Ricorda che si tratta di una comunicazione formale, non stai scrivendo a un amico, quindi presta attenzione al vocabolario.
🙋♂️ Ti può interessare: a volte può essere necessario presentarti in inglese, soprattutto se la persona a cui scrivi non ti conosce o non abbastanza. È utile chiarire chi sei, quale ruolo professionale o percorso di studi hai, in base all’obiettivo dell’email, e farlo in modo conciso.
Come spiega il blog di Cambridge¹, nel corpo del messaggio “dovremmo usare un linguaggio chiaro e conciso, evitando espressioni informali o colloquiali, così come abbreviazioni e contrazioni”.
✅ I am
❌ I’m
Chiusura
Una volta esposto ciò che volevi comunicare, è opportuno concludere con una frase che indichi i prossimi passi. Ad esempio, puoi ringraziare il destinatario per il tempo dedicato alla lettura della tua email. Ecco alcuni esempi:
- "Thank you for your time and consideration." ➡️ La ringrazio per il tempo e l’attenzione.
- "I look forward to your response." ➡️ Attendo una sua risposta.
- "Please do not hesitate to contact me if you need further information." ➡️ Non esiti a contattarmi se ha bisogno di ulteriori informazioni.
- "I appreciate your attention to this matter." ➡️ Le sono grato per l’attenzione dedicata a questo argomento.
- "I look forward to hearing from you soon." ➡️ Spero di avere presto sue notizie.
Congedo
Per la chiusura finale dell’email, anche detta formula di congedo, è importante mantenere un tono formale e terminare sempre con il proprio nome:
Quando conosci il nome del destinatario
➡️ "Yours sincerely," + nome
Se non conosci il nome del destinatario
➡️ "Yours faithfully."
Espressioni utili per email formali
Dal momento che il tema della tua email può variare molto, ad esempio inviare una lettera di presentazione in inglese, richiedere informazioni su un prodotto o organizzare un evento, è probabile che tu abbia bisogno di conoscere alcune espressioni aggiuntive che possano aiutarti nella stesura di un’email formale in inglese. Prendi nota di queste!
Saluti e congedi
Ecco alcune frasi comuni per iniziare e concludere email formali in inglese.
- Un saluto formale per iniziare: "I hope this message finds you well." ➡️ Spero che questo messaggio la trovi bene.
- Per presentarti se è la prima volta che scrivi: "I am writing to introduce myself and to…" ➡️ Mi presento e le scrivo per…
- Per rispondere a un’email precedente: "I am writing in response to your message about…" ➡️ Le scrivo in risposta al suo messaggio riguardo a…
- Per riprendere un contatto: "Following up on our previous conversation…" ➡️ In seguito alla nostra conversazione precedente…
A differenza di un’email informale, un’email formale in inglese deve avere una struttura chiara, oltre a un vocabolario e una grammatica corretti:
✅ I am writing to request… / I would like to inform you…
❌ I wanna… / I’m gonna… / Just letting you know…
Di seguito vediamo alcune situazioni concrete, anche per le formule di chiusura, proposte dal British Council²:
- Per restare in contatto: "We’ll keep in contact." ➡️ Rimaniamo in contatto.
- Se nel tuo messaggio hai richiesto qualche informazione: "I look forward to hearing from you soon." ➡️ Spero di avere presto sue notizie.
- Se nel tuo messaggio hai fornito delle informazioni: "If you need any further information, please don't hesitate to get in touch." ➡️ Se ha bisogno di ulteriori dettagli, non esiti a contattarmi.
- Se nel tuo messaggio chiedi aiuto su una questione: "Many thanks in advance for your help." ➡️ La ringrazio in anticipo per la sua collaborazione.
- Per un’email in cui rispondi a una richiesta precedente: "I hope that you will find this information useful." ➡️ Spero che queste informazioni le siano utili.
Frasi per richieste e risposte
Alcune espressioni sono molto utili per formulare richieste e rispondere in modo formale quando desideriamo ottenere una risposta. A seconda dell’urgenza della questione, puoi utilizzare una di queste frasi prima di concludere la tua email:
- "I would appreciate it if you could get back to me at your earliest convenience." ➡️ Le sarei grato se potesse rispondermi appena possibile.
- "I would be grateful if you could reply at your earliest convenience." ➡️ Le sarei riconoscente se potesse rispondermi al più presto.
- "I am looking forward to hearing from you soon." ➡️ Spero di avere presto sue notizie.
- "Your prompt reply would be greatly appreciated." ➡️ Sarebbe molto apprezzata una sua pronta risposta.
- "As this matter is time-sensitive, I would appreciate your prompt response." ➡️ Poiché si tratta di una questione urgente, apprezzerei una sua risposta tempestiva.
- "I kindly request your response by [date]." ➡️ Le sarei grato se potesse rispondere entro il [data].
- "Please confirm receipt of this email at your earliest convenience." ➡️ La prego di confermare la ricezione di questa email appena possibile.
Consigli per scrivere email formali efficaci
Prima di vedere alcuni esempi concreti di email che potrai usare come modello, ecco alcuni ultimi consigli da tenere a mente quando scrivi la tua email.
Revisione e correzione
Soprattutto nelle email formali, quando non hai confidenza con la persona o non la conosci affatto, un errore grammaticale può rivelarsi fatale, in particolare in contesti lavorativi o accademici.
Controlla sempre la grammatica e l’ortografia prima di inviare l’email.
Scoprire un errore dopo averla mandata ti farà fare una gran brutta figura (e un po’ di vergogna)! 😅
🧐 Un consiglio: la maggior parte dei servizi di posta elettronica dispone già di un correttore automatico, ma è sempre meglio fare un doppio controllo. Usa un correttore online in inglese per rendere la tua email impeccabile.
Uso del linguaggio formale
Lo abbiamo ripetuto per tutto l’articolo: evita le contrazioni, le espressioni colloquiali e mantieni sempre un tono rispettoso. Se non ti è del tutto chiara la differenza, ecco alcuni esempi di linguaggio formale vs informale, così non avrai dubbi. 👇
| Parte dell'email | Email formale | Email informale |
|---|---|---|
| Saluto | Dear Mr./Ms. Smith, | Hi John, Hey!, Hello! |
| Presentazione | My name is… and I am writing to… | Di solito non si usa: Just wanted to tell you… |
| Congedo | Sincerely, Kind regards, Best regards. | Cheers, See you, Thanks. |
| Firma | Nome completo, posizione e dati di contatto. | Nome di battesimo o soprannome. |
🚀 Ti interessa: se vuoi fare sul serio con l’inglese, scopri alcuni dei migliori corsi online per imparare l’inglese commerciale.
Esempi di email formali in inglese
Per concludere, vediamo due esempi di email formali in inglese per alcune situazioni specifiche:
Richiesta di informazioni
Dear Ms. Wilson,
I hope this message finds you well.
I am reaching out to request further information about the professional training programs your organization offers. Specifically, I am interested in the schedule for the upcoming semester, the enrollment requirements, and any associated fees.
I would greatly appreciate it if you could send me a brochure or direct me to where I can find this information on your website.
Thank you in advance for your time and assistance. I look forward to your response.
Kind regards,
📧 Da tenere a mente: alla fine dell’email devi sempre indicare il tuo nome, l’indirizzo email e il numero di telefono.
Risposta a una richiesta
Dear Mr. Bron,
Thank you for your email and for your interest in our services.
Please find attached the documents you requested regarding our current partnership agreements and internal procedures. Should you require any additional information or clarification, do not hesitate to let me know.
I hope this material is helpful, and I remain at your disposal for any further questions.
📧 Da tenere a mente: alla fine dell’email devi sempre indicare il tuo nome, la posizione che ricopri, il tuo indirizzo email e un numero di telefono di contatto.
Con tutti questi esempi hai a disposizione tutte le informazioni necessarie per sapere come scrivere un’email formale in inglese. Ti sarà utile in ogni tipo di situazione, soprattutto in ambito accademico o professionale, oppure per fare un follow-up, ad esempio dopo un colloquio di lavoro in inglese, se vuoi sapere a che punto è il processo. Ora non resta che metterti alla prova!
Bibliografia
- Raquel Studio Aloha. (2022, marzo 1). Carta formal en inglés: ejemplo y estructura. Cambridge Blog. https://blog.cambridge.es/carta-formal-en-ingles-ejemplo-y-estructura/
- (S/f-e). Britishcouncil.es. Recuperado el 11 de septiembre de 2025, de https://www.britishcouncil.es/blog/como-despedirse-email-ingles
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