Come si fa a essere persone organizzate quando nessuno ce lo ha insegnato?
La maggior parte delle persone ha imparato dai propri genitori, ma se i tuoi non sono esperti di organizzazione (nemmeno i miei lo erano), allora dovrai imparare da solo. Puoi anche chiedere aiuto a un amico o a un coach.
Tieni presente, tuttavia, che non acquisire queste competenze durante l'infanzia potrebbe rendertii la vita più difficile (ma non è mai troppo tardi per imparare!).
Essere organizzati nello studio fa risparmiare tempo, ma aiuta anche a:
- Ridurre lo stress: quando tutto è pianificato, non devi più preoccuparti
- Migliorare il vostro senso di controllo e di realizzazione, così come l'autostima
- Aumentare la produttività
- Ridurre il rischio di errori
Questo articolo ti aiuterà nel tuo percorso per diventare più organizzati!
Struttura le tue priorità e il tuo tempo per organizzarti meglio
Essere ben organizzati è la chiave del successo.
Così come è di primaria importanza organizzare i tuoi appunti, gli altri aspetti della tua vita studentesca e/o lavorativa devono essere chiari e organizzati in modo da poter trovare facilmente ciò di cui hai bisogno, che si tratti di informazioni o oggetti. Questo ti permetterà di dedicare più tempo alle attività più importanti.
Alcune persone si considerano organizzate o disorganizzate per natura, ma l'organizzazione si può imparare! Questa abilità non viene generalmente insegnata a scuola; a quanto pare, nemmeno la maggior parte dei datori di lavoro la insegna! Presumono che venga acquisita automaticamente (o meno) dai candidati che assumono.
Metodo n. 1: Identificare gli ostacoli a un'organizzazione efficace
Prima di cercare di organizzarti meglio, è essenziale capire cosa ti impedisce di essere produttivo quotidianamente.
Spesso si presentano tre ostacoli principali:
Procrastinazione
Questo meccanismo ci spinge a rimandare compiti importanti. Può essere collegato alla paura del fallimento, alla mancanza di chiarezza o al sovraccarico emotivo. Identificare quando si procrastina (e soprattutto perché) è un primo passo verso un'organizzazione più fluida.
Sovraccarico mentale
Troppi compiti in mente, troppe responsabilità, poco spazio per respirare.
Il risultato: dimentichiamo, ci esauriamo e smettiamo di andare avanti. Strumenti come liste di cose da fare o app organizzative aiutano a liberare la mente da questo peso (ne parleremo più avanti nell'articolo).
Interruzioni continue
Notifiche, chiamate, richieste…
Frammentano la tua concentrazione e ti impediscono di portare a termine i tuoi compiti.
È importante pianificare periodi di lavoro ininterrotti per rimanere efficienti.
Identificando questi ostacoli, puoi adattare il tuo metodo di lavoro e ritrovare un vero comfort organizzativo.
Metodo n. 2: Definisci obiettivi chiari e raggiungibili
Una delle chiavi per una buona organizzazione è sapere dove si sta andando: senza obiettivi chiari, è difficile stabilire le priorità, agire in modo efficace e rimanere motivati.
Per evitare questo, inizia a definire i tuoi obiettivi, che dovranno essere:
- Specifici
- Misurabili
- Raggiungibili
- Realistici
- Definiti dal punto di vista temporale
Questo metodo ti permette di trasformare un'intenzione vaga ("Voglio essere più produttivo") in un obiettivo concreto ("Voglio finire questo file entro venerdì alle 16:00").
Inoltre, ricorda di mantenere una visione a lungo termine: le tue azioni quotidiane dovrebbero inserirsi in una traiettoria generale, che si tratti di un progetto professionale, di un obiettivo personale o di un obiettivo legato alla carriera. Questo ti aiuterà a distinguere ciò che conta davvero da ciò che ti distrae dalle tue priorità.
Chiarisci anche cosa è essenziale per te. Un'organizzazione efficace non si basa sul numero di attività completate, ma sulla loro rilevanza per il raggiungimento dell'obiettivo prefissato.
Consiglio n. 3: i nostri metodi per dare priorità alle attività
Quando si hanno molte cose da fare, tutto sembra importante. Eppure, sapere come dare priorità alle proprie attività è LA BASE di una buona organizzazione. Ecco due metodi semplici ed efficaci per aiutarti a vedere le cose più chiaramente, concentrandoti su ciò che ha il maggiore impatto: la matrice di Eisenhower e il metodo MoSCOW.
La matrice di Eisenhower: urgente o importante?
Ispirato dal presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, questo metodo è stato reso popolare da Stephen Covey e si basa su un semplice principio: non tutto ciò che è urgente è necessariamente importante, e viceversa.
Classifichiamo ogni attività in uno dei seguenti quattro quadranti:
Importante e urgente→ Da svolgere immediatamente
Importante ma non urgente → Da programmare
Urgente ma non importante → Da delegare se possibile
Né urgente e non importante → Da eliminare o rinviare
Ad esempio: rispondere a un cliente in difficoltà è un compito urgente e importante; avviare un nuovo progetto strategico è un compito importante ma non urgente.
Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti.
Dwight D. Eisenhower 1954
Il metodo MoSCoW: Must / Should / Could / Won't have
Ampiamente utilizzato nella gestione dei progetti, questo metodo consente di ordinare le attività in base alla loro reale priorità:
Must have: essenziale, deve essere assolutamente svolto
Hould have: importante, ma non vitale
Could have: facoltativo, se si ha tempo
Won't have (per ora): non è una priorità, da escludere per il momento
💡 Ad esempio: completare un report per un cliente = Must; migliorare un'immagine di presentazione = Could.
Il metodo MoSCoW è stato creato da Dai Clegg nel 1994, nel contesto della metodologia di sviluppo rapido RAD, associata al metodo dinamico DSDM (Dynamic Systems Development Method).
Le due lettere "O" servono a rendere il termine pronunciabile (come "Mosca"): le lettere maiuscole M-S-C-W rappresentano i quattro livelli di priorità chiaramente definiti.
Metodo n. 4: Pianifica le tue giornate in modo efficace
Una buona organizzazione implica anche una pianificazione intelligente delle proprie giornate. L'obiettivo non è quello di infilare tutto a tutti i costi, ma di strutturare il tempo in base alle proprie priorità e alle proprie energie. Ecco due metodi complementari per raggiungere questo obiettivo: la lista di cose da fare strategica e il timeboxing.
Una to-do-list strategica
Scrivere i propri compiti è un'ottima abitudine, ma attenzione alla lista infinita che può essere demoralizzante! Perché una lista di cose da fare sia efficace:
Limitatevi a 3-5 attività importanti al giorno (a seconda di quanto tempo richiederanno).
Stabilire le priorità (ad esempio, utilizzando il metodo Eisenhower).
Incorporare un compito facile o veloce per creare slancio
La sera, scrivi i tre impegni principali del giorno successivo. Questo ti aiuterà a iniziare la giornata con chiarezza. Puoi anche preparare la settimana il venerdì sera, così da poterti rilassare nel weekend e iniziare subito a lavorare il lunedì.
Timeboxing: organizzare la giornata in blocchi di tempo
Il timeboxing consiste nel riservare fasce orarie specifiche per ogni attività, come una sorta di programma. Per esempio:
- 9-10 = scrittura/ripasso della lezione X di storia e geografia
- 10-10:30 = elaborazione email/esercizi pratici, ecc.
Questo ti aiuta a non distrarti e a rispettare i tuoi ritmi naturali. Puoi anche adattare i blocchi in base al tuo livello di energia durante la giornata: concentra le attività complesse nelle ore in cui sei più concentrato e riserva quelle più leggere nei momenti più lenti.
Puoi fare un quiz per scoprire il tuo cronotipo e adattare meglio le tue giornate al tuo livello di energia!
I quattro cronotipi principali
Il mio cronotipo cambia nel corso degli anni, ma tendo ad essere un Leone! E tu?
Nel suo libro "The Power of When", il Dott. Michael Breus identifica quattro profili principali:
Il Leone (mattiniero, produttivo al mattino)
- Picco di energia: mattina presto
- Ideale per compiti complessi prima di mezzogiorno
- Stanco nel tardo pomeriggio → a letto presto
L'Orso (più comune, ritmo allineato con la luce del giorno)
- Picco di energia: dalla tarda mattinata al primo pomeriggio
- Ideale per un ritmo classico dalle 9:00 alle 17:00
- Buona produttività tra le 10:00 e le 14:00
Il Lupo (va a dormire tardi, creativo la sera)
- Picco di energia: tardo pomeriggio e sera
- Difficile da avviare al mattino
- Ideale per professioni creative, lavoro freelance, ecc.
Il Delfino (sonno leggero, cronotipo irregolare)
- Produttività frammentata, spesso ansioso o insonne
- Picchi di energia spesso a metà o tarda mattinata
- Ha bisogno di puntellare le proprie giornate con pause frequenti
Per organizzarti, inizia identificando gli ostacoli che ti frenano (procrastinazione, sovraccarico mentale, distrazioni), stabilisci obiettivi chiari usando il metodo SMART, impara a dare priorità ai tuoi compiti usando strumenti come la matrice di Eisenhower o il metodo MoSCoW e pianifica le tue giornate in modo strategico in base alla tua energia e al tuo cronotipo.
Combinando questi sistemi, otterrai chiarezza, efficienza… e serenità.
Crea un ambiente di lavoro ottimale
Un altro elemento importante dell'organizzazione è l'ambiente di lavoro. Parleremo di app che possono aiutarti a essere organizzato e a organizzare il tuo spazio di lavoro al fine di migliorare la concentrazione.
Metodo n. 5: usa le app per organizzarti
Esamineremo ora le app che possono aiutarti a gestire e a tenere sotto controllo i tuoi compiti. Crediamo infatti che un ambiente e un programma chiari aiutino a pensare con chiarezza, il che a sua volta promuove un apprendimento migliore.
| NOME DELLA APP | PIATTAFORME/SUPPORTI | DISPONIBILE OFF-LINE | PREZZO |
|---|---|---|---|
| Itsycal | Solo su dispositivi iOS | si | gratuita |
| Notion | Pc, Mac, smartphone | si | gratuita per uso personale |
| Touch Bar Timer | Solo su dispositivi iOS | si | gratuita |
| Pomodoro | Pc, Mac, smartphone | si | gratuita per PC, iOS e Android; su iOS la versione Premium costa 2,99 €/mese |
| MindMeister | Pc, Mac, smartphone | no | accesso limitato gratuito; la versione Premium costa 4,99 €/mese |
| Anki | Pc, Mac, smartphone | si | gratuita |
| Forest | Pc, Mac, smartphone | si | gratuita (con acquisti in-app) |
| Tile | Pc, Mac, smartphone | si | gratuita ma devi acquistare una tessera o avere dispositivi connessi |
| Miro | Solo su PC e dispositivi Android | no | versione gratuita limitata, Premium a 8 €/mese a persona |
| Figma | Pc, Mac, smartphone | si | servizi di base gratuiti, versione premium gratuita per studenti |
| Ulysses | Solo su dispositivi iOS | no | 5€/mese o 44€/anno |
| Trello | Pc, Mac, smartphone | Parzialmente (su cellulare) | gratuita per uso personale |
| Clickup | Pc, Mac, smartphone | Parzialmente | gratuita per uso personale |
Itsycal
Itsycal è un calendario personalizzabile per la barra dei menu che mostra tutti i tuoi eventi. Puoi impostare Itsycal in modalità scura e utilizzare i numeri delle settimane in formato ISO. Puoi persino sostituire l'orologio del tuo computer con quello di Itsycal, anch'esso personalizzabile.
Notion
Notion è un'app di produttività progettata per centralizzare tutti i tuoi strumenti organizzativi in un unico posto. Che tu voglia gestire i tuoi progetti, monitorare le tue attività quotidiane, strutturare riunioni o pianificare scadenze, Notion ti consente di visualizzare tutto in modo chiaro ed efficiente.
Con i suoi numerosi modelli pronti all'uso, puoi creare rapidamente dashboard professionali personalizzate in base alle tue esigenze (liste di cose da fare, pianificazioni, budget, CRM, ecc.).
Facile da usare, Notion offre un'interfaccia intuitiva adatta sia ai team che ai freelance. La sua flessibilità lo rende un vero alleato per organizzare, stabilire le priorità e monitorare le tue priorità senza distrazioni. La modalità scura migliora il comfort visivo per chi lavora fino a tardi. L'app è gratuita per uso individuale e con l'estensione Clipper puoi persino salvare le pagine web direttamente su Notion per non dimenticare nulla.
Touch Bar Timer
Touch Bar Timer è un cronometro che puoi impostare sulla Touch Bar del tuo MacBook.
Premi una volta per avviarlo e interromperlo, due volte per azzerarlo. Per modificare o impostare le tue preferenze, tieni semplicemente premuto il pulsante. Quando studi per gli esami potresti voler sapere quanto tempo impieghi a risolvere un'equazione o un problema, e questa app è proprio perfetta per questo scopo!
Touch Bar Timer è infatti lo strumento perfetto per cronometrare le tue prestazioni.
Pomodoro
Questa app ti permette di adottare la tecnica di apprendimento Pomodoro. Consiste in sessioni di 25 minuti seguite da una pausa.
Seguire questa tecnica richiede un po' di disciplina, ma ne vale la pena, poiché è molto efficace per aiutarti a gestire il tuo tempo.
Considera l'utilizzo di Pomodoro con Endel (vedi sotto) per prestazioni ottimali!
Ricorda: combinando le app potrai trovare il sistema più adatto al tuo stile di apprendimento.
MindMeister
MindMeister ti consente di pianificare il tuo studio in modo semplice ed efficace. Sono disponibili icone personalizzabili, come le caselle di controllo, che ti permettono di monitorare il tuo processo di apprendimento.
Creando una mappa mentale, esplori le connessioni tra i diversi aspetti della materia che stai studiando. La barra degli strumenti di MindMeister è facile da usare, anche per i principianti, che impareranno facilmente a creare mappe.
L'applicazione include inoltre numerosi tutorial e una sezione FAQ completa.
Anki
Anki ti permette di creare schede di ripasso per tutte le materie del tuo curriculum. La app offre una varietà di strumenti e colori per aiutarti a misurare i tuoi progressi.
Puoi anche aggiungere marcatori alle schede, ad esempio quelle che hai appena aggiunto, quelle che hai ripassato solo una volta e quelle che devi ripassare.
La personalizzazione non finisce qui: puoi includere immagini, video, registrazioni audio e tag.
Anki è l'app di ripasso ideale per tutto, dalla matematica alle lingue.
Forest
Forest ti aiuta a concentrarti monitorando il tempo dedicato allo studio. Come Pomodoro, puoi impostare un timer. Questa volta, tuttavia, il tempo può essere superiore o inferiore a 25 minuti.
Studiando, guadagni monete virtuali che possono essere utilizzate per piantare alberi veri in tutto il mondo. Al contempo gioco e strumento di studio, l'app Forest è stata nominata Migliore App del 2015-2016 e nel 2018 ha ricevuto i premi Migliore App per la Produttività e Migliore App per lo Sviluppo Personale.
Tilre
Tile trova gli oggetti nel raggio d'azione del Bluetooth o, se sono troppo lontani, mostra la loro ultima posizione nota su una mappa. Puoi trovare facilmente il tuo telefono con Tile, anche se è impostato sulla vibrazione. Se perdi sempre chiavi, portafoglio o libri, Tile può aiutarti a ritrovarli!
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Miro
Alla scrivania o in viaggio, con Miro puoi collaborare con il tuo gruppo di studio: questa app ti permette di pianificare il lavoro con dei collaboratori, condividere idee e discutere i tuoi progressi.
Con mappe mentali e fogli di calcolo integrati, hai tutto il necessario per completare i tuoi progetti di gruppo in modo efficace. Miro offre anche numerosi modelli; per iniziare, ti consigliamo di utilizzare il modello Mappa Mentale Semplice.
Sono disponibili anche modelli per il brainstorming, la ricerca e la progettazione. Anche i prezzi di Miro sono interessanti: un account gratuito ti dà accesso a tre bacheche e modelli predefiniti e puoi lavorare con tutti i collaboratori che desideri.
Questo strumento è ideale per i progetti di gruppo, poiché consente agli utenti di collaborare virtualmente.
Figma Desktop e Mobile
Puoi pianificare il tuo lavoro in Figma utilizzando tutti i suoi strumenti di collaborazione, tra cui la lavagna e i post-it. Una volta che il tuo brainstorming ha prodotto un progetto utilizzabile, puoi trasferire il tuo lavoro su Figma.
Figma è una lavagna virtuale che ti permette di esplorare idee e collaborare ai progetti, nella quale puoi trovare molte icone divertenti e font speciali.Questa app permette a te e ai tuoi collaboratori di creare una rappresentazione visiva del lavoro che state svolgendo insieme.
Figma non solo offre una gamma completa di strumenti che soddisferanno qualsiasi designer in erba, ma vanta anche una community numerosa e collaborativa.
Figma ti permette anche di creare wireframe, presentare vari progetti ai membri del tuo team e può essere utile al lavoro. La community di Figma è una vera fonte di ispirazione e ti aiuterà a sfruttare facilmente tutto il potenziale di questa app.
Ulysses
Ulysses ti permette di scrivere e prendere appunti senza preoccuparti dell'ordine delle tue idee e di organizzare il testo in un secondo momento. Include uno strumento di correzione di bozze e organizza il tuo lavoro in una libreria facilmente ordinabile.
Ulysses semplifica la scrittura di dissertazioni, articoli di ricerca e tesi.
Trello
Trello è un'app di gestione delle attività molto intuitiva, ideale per organizzare la tua vita quotidiana, sia che tu lavori da solo che in team. Si basa sul principio della bacheca Kanban: le attività sono rappresentate come schede che possono essere spostate in liste (per esempio: Da fare, In corso, Completate).
Questo approccio ti consente di visualizzare a colpo d'occhio l'avanzamento dei tuoi progetti, di stabilire facilmente le priorità e di assicurarti di non dimenticare nulla. Trello si adatta a tutte le esigenze: monitoraggio dei progetti, pianificazione settimanale, gestione delle liste di cose da fare o obiettivi SMART.
Puoi aggiungere scadenze, etichette, checklist o collaborare con altri utenti. Facile da usare (e gratuito), Trello è uno strumento eccellente per strutturare la tua organizzazione personale o professionale senza problemi.
ClickUp
ClickUp è un'applicazione completa per la gestione di attività e progetti, progettata per chi desidera raccogliere e unificare l'intera organizzazione di un progetto in un unico posto. Più di una semplice lista di cose da fare, permette di gestire obiettivi, documenti, calendari e persino automazioni.
Grazie alle sue molteplici visualizzazioni (elenco, bacheca, calendario, Gantt, ecc.), ClickUp si adatta a tutti gli stili di lavoro. Ogni attività può essere arricchita con sottoattività, priorità, scadenze, assegnatari e commenti.
Ideale per freelance, studenti o team, l'applicazione ClickUp è una soluzione potente per strutturare il tempo, monitorare le priorità e migliorare l'efficienza, sia per progetti personali che professionali. La sua interfaccia è più completa di Trello, ma rimane intuitiva con un po' di pratica.
Metodo n. 6: Crea uno spazio di lavoro che favorisce la concentrazione
L'ambiente in cui lavori influenza direttamente la tua capacità di concentrazione. Uno spazio disordinato e rumoroso ostacola la tua produttività, anche se te ne accorgi a malapena. Per essere più organizzato, inizia a tenere in ordine la tua scrivania: crea uno spazio pulito, arioso e funzionale, con solo gli strumenti necessari a portata di mano.
Meno distrazioni visive per una maggiore lucidità mentale.
secondo un sondaggio condotto negli Stati Uniti nel 2024 da Get Organized Day.
Riduci poi le distrazioni digitali: disattiva le notifiche non necessarie, usa app come Forest e prenditi del tempo per controllare le email o il telefono. Dal punto di vista fisico, chiudi la porta se possibile, indossa delle cuffie antirumore o crea un angolo tranquillo se lavori da remoto.
Tecniche avanzate per migliorare la tua organizzazione
Stai già utilizzando questi metodi? Hai perfezionato le tue app organizzative? Stai cercando di aumentare ulteriormente l'efficienza della tua organizzazione? Passiamo allora al livello successivo.
Metodo n. 7: Il metodo ABCDE per dare priorità alle attività
Creato e reso popolare da Brian Tracy, esperto di sviluppo personale e produttività, il metodo ABCDE è una tecnica semplice ed efficace per organizzare le attività in base alla reale priorità, anziché farsi sopraffare da una lista di cose da fare nella totale confusione.
Ogni attività è classificata per lettera, in base alla sua importanza e alle sue conseguenze:
- A. Molto importante: deve essere assolutamente svolta, altrimenti ci saranno gravi conseguenze se dimenticata. Esempio: consegnare un report a un cliente entro la scadenza.
- B. Importante: deve essere svolta, ma con conseguenze minori. Esempio: rispondere a un'e-mail non urgente.
- C. Piacevole ma non importante: nessuna conseguenza se non viene svolta. Esempio: prendere un caffè con un collega.
- D. Delegabile: può (e dovrebbe) essere assegnato a qualcun altro. Esempio: inviare un preventivo che il tuo assistente può scrivere.
- E. Eliminabile: non ha alcun valore aggiunto. Dovrebbe essere eliminato. Esempio: scorrere i social media senza alcun particolare obiettivo.
Questo metodo ti aiuta a fare prima ciò che conta davvero, a evitare la procrastinazione strategica (fare prima i compiti facili) e ad acquisire chiarezza mentale. Ogni giorno, inizia con i tuoi compiti di Tipo A e passa a quelli successivi solo dopo averli completati.
Tabella di confronto per diversi metodi di definizione delle priorità (matrice di Eisenhower, metodo MoSCoXW, metodo abcde).
Metodo n. 8: "Chunking" o scomposizione di attività complesse
Il chunking, ovvero la scomposizione di attività complesse in blocchi, è un metodo derivato dalla psicologia cognitiva. Consiste nel suddividere un'attività o un progetto complesso in sottoattività più piccole, semplici e gestibili. Invece di vederlo come una montagna da scalare, si procede passo dopo passo, riducendo il carico mentale e la tendenza a procrastinare.
Il cervello umano conserva ed elabora meglio le informazioni quando sono segmentate.
In termini organizzativi, questo si traduce in una migliore visibilità del lavoro da completare, maggiore motivazione e un senso di progresso più rapido. Ogni sottoattività completata diventa una mini-vittoria che alimenta le dinamiche lavorative.
Esempi di applicazione:
- Per una relazione di tirocinio: suddividerla in fasi (pianificazione, ricerca, scrittura, correzione di bozze, impaginazione, ecc.).
- Per il lancio di un prodotto: suddividerla in fasi (ricerca di mercato, prototipo, test utente, marketing, vendite).
- Per un trasloco: ordinare, imballare per stanza, pianificare il trasporto, allestire la nuova sede.
La suddivisione in blocchi è particolarmente utile per progetti a lungo termine, per le persone inclini al sovraccarico mentale o per chi ha difficoltà a iniziare. Rende l'azione più semplice, più concreta e più motivante.
| METODO | OBIETTIVO PRINCIPALE | PRINCIPIO CHIAVE | VANTAGGI | IMPIEGO IDEALE |
|---|---|---|---|---|
| Matrice di Eisenhower | Dare priorità in base all'urgenza e all'importanza | 4 categorie: Urgente e importante, Importante non urgente, Urgente non importante, Non urgente, non importante | Aiuta a stabilire le priorità senza confondere la pressione con il valore effettivo | Gestire le attività quotidiane o un elenco di cose da fare |
| MoSCoW | Definire i livelli di priorità del progetto | Must / Should / Could / Won’t have | Strumento di ordinamento rapido, molto utile nella gestione di team o progetti | Organizzazione di un progetto in collaborazione |
| ABCDE | Organizzare le attività in base all'impatto | A = Cruciale / B = Importante / C = Piacevole / D = Delegabile / E = Eliminabile | Chiarisce le priorità personali; promuove l'azione diretta | Struttura la tua giornata o la tua settimana in base alle priorità chiave |
| Chunking | Semplificare progetti complessi | Suddividere in piccole unità (o blocchi) | Riduce il carico mentale, rende l'azione più semplice | Gestione di progetti lunghi o complessi |
Mantenere l'organizzazione a lungo termine
Imparare a organizzarsi è già un grande passo. Ma rimanere organizzati nel tempo è una vera sfida se non ci si riesce spontaneamente.
I metodi migliori perdono efficacia se non vengono adattati regolarmente o se non si consolidano in solide abitudini. Ecco due leve chiave per mantenere il proprio sistema a lungo termine.
Metodo n. 9: Valutare e adattare regolarmente il proprio sistema organizzativo
Nessun metodo organizzativo è statico: le tue priorità, la tua energia, il tuo ambiente di lavoro evolvono nel tempo e il tuo sistema deve fare lo stesso, da qui l'importanza di valutare regolarmente cosa funziona e cosa no.
- Le revisioni settimanali e mensili sono essenziali per acquisire una prospettiva (e non è necessario dedicarci ore). Chiediti: cosa ho realizzato? Cosa ho rimandato? Perché? Questi momenti di riflessione ti permettono di identificare i blocchi, adattare i tuoi strumenti o riorganizzare la tua agenda in modo più efficiente.
- Devi accettare l'imprevisto. L'obiettivo dell'organizzazione non è controllare tutto, ma offrire flessibilità. Incorporando un margine di manovra nella tua agenda e rimanendo adattabile, sarai in grado di rimanere sulla buona strada senza sentirti in colpa.
Metodo n. 10: Sviluppare abitudini produttive
La regolarità è fondamentale. Un'organizzazione efficace si basa spesso su routine scelte con cura che consentono di iniziare e concludere ogni giornata con uno schema chiaro.
Una routine mattutina aiuta a entrare in uno stato d'animo produttivo fin dal risveglio: idratazione, esercizio fisico, una rapida pianificazione della giornata, momenti di tranquillità o di creatività… Ognuno ha la sua formula, purché sia semplice e ripetibile.
La routine di fine giornata permette di fare il punto della situazione, pianificare il giorno successivo e schiarire la mente. Questo favorisce un sonno migliore e un ritorno al lavoro più fluido il giorno successivo.
Per mantenerla nel tempo, affidatevi a piccole azioni ripetute. Utilizzate tecniche come il Metodo Seinfeld o la Regola dei 2 minuti (se un'attività richiede meno di 2 minuti, fatela subito) per consolidare queste abitudini senza pressione.
Il cosiddetto "Metodo Seinfeld", noto anche come "Non spezzare la catena", è spesso attribuito al comico Jerry Seinfeld. La prima menzione ampiamente diffusa di questo metodo proviene da un articolo dello sviluppatore e blogger Brad Isaac, che racconta come Jerry Seinfeld gli avrebbe spiegato questa tecnica all'inizio della sua carriera. Seinfeld gli consigliò di annotare ogni giorno e di contrassegnare ogni giornata positiva con una X rossa su un calendario da parete. L'obiettivo: non spezzare la catena di X rosse, un principio motivante per costruire un'abitudine duratura.
Fonti
- Gambill, J., Moss, L. and Vescogni, C., 2008. The Impact of Study Skills and Organisational Methods on Student Achievement . Master. Saint Xavier University: https://files.eric.ed.gov/fulltext/ED501312.pdf
- Mateo, R., Roberto Hernández, J., Jaca, C. and Blazsek, S., 2013. Effects of tidy/messy work environment on human accuracy. Management Decision , [online] 51(9), pp.1861-1877: <https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/MD-02-2013-0084/full/html
- Piers Steel, 2010. The Procrastination Equation
- Lucia K. Johnson, 2020. Triage Your Time
- Cal Newport, 2016. Deep Work
- George T. Doran, 1981. Management Review, "There's a S.M.A.R.T. Way to Write Management’s Goals and Objectives": https://fr.scribd.com/document/458234239/There-s-a-S-M-A-R-T-way-to-write-management-s-goals-and-objectives-George-T-Doran-Management-Review-1981-pdf
- Stephen Covey, 1994. First Things First
- Fogg, B. J., 2020. Tiny Habits: The Small Changes That Change Everything
- Michael Breus, 2016. The Power of When
- Tracy, Brian, 2001. Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time. Berrett-Koehler Publishers
- Miller, George A., 1956. The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information. Psychological Review, 63(2), 81–97t: https://labs.la.utexas.edu/gilden/files/2016/04/MagicNumberSeven-Miller1956.pdf
- Isaac, Brad, 17 janvier 2007. Jerry Seinfeld’s Productivity Secret: https://lifehacker.com/jerry-seinfelds-productivity-secret-281626
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