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Ripetizioni di informatica: diventa un mago di Excel!

Di Igor, pubblicato il 30/06/2019 Blog > Arte e Svago > Informatica > Corso di Informatica: Alcuni Trucchi per Usare Excel al Meglio

“Il principio di evoluzione è molto più veloce nell’informatica che nell’uomo. »Jean Dion

Secondo alcune statistiche, poco più di un quarto delle persone over 60 non usa mai internet. L’esclusione dall’uso del computer può risultare un grosso problema in una società in cui quasi tutto viene fatto su un computer.

Quindi per gli anziani, o per coloro che non hanno mai toccato Microsoft Excel, ecco un primo passo nel mondo digitale.

Oltre ad altri software di suite Microsoft Office come Word per l’elaborazione di testi, l’utilizzo di Excel è perfetto per l’analisi dei dati e l’automatizzazione dei calcoli.

Excel ti interessa perchè desideri migliorare la tua spendibilità nel mondo del lavoro? Ritieni che potrebbe essere perfetto per te e per il tuo futuro? Superprof ti consiglia vivamente di approfondire le tue conoscenze relative a questo importante e popolarissimo software, e ci tiene a sottolineare che sicuramente Excel potrebbe non essere utile per tutte le professionalità, ma certamente è assolutamente indispensabile per tutti coloro che desiderano diventare dei  professionisti nel mondo dell’informatica. In particolare è molto utile per tutte quelle persone che lavorano o che vorrebbero lavorare in un  ufficio; inoltre, se sei alla ricerca di un significativo avanzamento di carriera, Excel può essere estremamente utile per migliorare la tua offerta come professionista nel mondo del lavoro.

Il settore dell’informatica è estremamente competitivo e in costante evoluzione, e per questa ragione la formazione continua non solo è consigliabile, ma è proprio necessaria! Lavorare nel mondo dell’informatica significa essenzialmente lavorare con database di  informazioni. Un buon informatico deve saper estrapolare, rielaborare, evidenziare, riassumere, spostare e diffondere le informazioni in modo veloce ed efficace: coloro che sapranno gestire questo tipo di procedure potranno trovare senza dubbio un impiegoi in questo mondo del lavoro sempre più informatizzato!

Fogli di calcolo Excel, le scorciatoie da tastiera, Excel e le sue applicazioni…  il nostro articolo vuole essere un vero e proprio mini corso di informatica, con l’obiettivo di fornire le nozioni di base per imparare ad aprire un file di Excel, a creare un grafico, a formattare una tabella di Excel, ecc .

In questo articolo presenteremo tutte le informazioni necessarie per imparare a usare Excel nella tua vita quotidiana! Tuttavia, prima di dedicarci alle questioni pratiche di utilizzo, è importante comprendere il perchè questo celebre software sia così importante per coloro che utilizzano gli strumenti informatici per motivi di lavoro!

Impara le funzioni di Excel!

Perchè utilizzare Excel?

Perché ancora oggi è cosi importante saper utilizzare le funzioni di base di Excel? Le ragioni per imparare Excel sono davvero tante, e noi di Superprof vogliamo provare a illustrare le più importanti per coloro che non hanno un’idea precisa delle potenzialità di questo celebre programma!

I numeri sono la base di excel. I numeri sono la base di Excel, ma non sono gli unici dati che possiamo inserire nelle tabelle!

Excel è un software dedicato alla creazione e alla gestione di fogli elettronici, il quale fa parte del pacchetto di programmi di produttività personale della Microsoft. Si tratta quindi di uno strumento informatico ideato e realizzato per semplificare e gestire  la pianificazione finanziaria personale e aziendale. Ancora oggi, a distanza di decenni, Excel è il foglio elettronico più usato, nonostante tale definizione appaia sempre più riduttiva e limitante.

Oggi infatti, a differenza del passato, quando i software erano molto specializzati e dalla funzionalità ristretta, Excel racchiude molte funzionalità un tempo appannaggio di altri software, come Word, per esempio. Questa espansione delle funzionalità di Excel dipende principalmente dalla maggior complessità delle esigenze del mercato, e per tale ragione oggi i software tendono a offrire diversi strumenti in un solo pacchetto.

Excel serve, innanzitutto, a gestire i calcoli, ma anche ad analizzare e visualizzare elenchi di  dati. Grazie alle nuove funzionalità del software, i risultati che si possono ottenere grazie alle formule di calcolo possono essere visualizzati come grafici. I dati inseriti possono essere inoltre accompagnati da immagini e da altri dettagli.

Fino a qualche anno fa era necessario combinare più funzionalità di diversi software per realizzare questo genere di documenti, mentre ora è possibile usufruire della maggior parte degli strumenti utilizzando solo Excel. Il poter utilizzare diversi strumenti in un solo programma è sicuramente un vantaggio per l’utente, che può utilizzare in questo modo un software decisamente più user friendly.

Ma Excel è, soprattutto, uno strumento per la risoluzione di una grande varietà di questioni e problematiche. Normalmente, come abbia già detto, è utilizzato come semplice foglio di calcolo, ma non dobbiamo pensare che serva unicamente a questo! Con Excel è possibile compiere delle analisi finanziarie, contabilità, analisi di dati, cose che si possono fare con un foglio di lavoro tradizionale: tuttavia questi utilizzi non sono che una piccola parte di ciò che Excel può aiutarci a fare!

Scopri tutti i trucchi di Excel!

Con Excel è possibile compiere delle analisi finanziarie, contabilità, analisi di dati. Con Excel è possibile compiere delle analisi finanziarie, contabilità, analisi di dati: non cadere nel panico!

Non ci si dovrebbe limitare a considerarlo un programma per fare i calcoli, noioso e respingente! Si può utilizzare le funzioni logiche di Excel per elaborare, per esempio, degli ordini provenienti dai diversi portali di  ecommerce come Amazon o Ebay! Ci avevi pensato?

Oppure è possibile utilizzare Excel per gestire e organizzare dei dati testuali, come per esempio individuare degli elementi nelle liste inserite nelle tabelle, stampare i dati presenti nel tuo file per poi ridistribuirne i contenuti.

Un altro utilizzo molto comune di Excel è quello relativo all’invio di email, l’archiviazione di fatture, la stampa di contratti, e la creazione di relazioni aggiornabili. Tutte queste funzioni rendono Excel uno strumento davvero eccellente per chiunque lavori in un ufficio e dabba gestire calcoli e database! A proposito di database: nell’attuale mondo del lavoro, è sempre più importante ed essenziale la capacità di gestire, ordinare ed estrarre informazioni: elaborare tali informazioni e saperle comunicarle in modo veloce, comprensibile ed efficiente è quindi diventato un compito essenziale per diverse tipologie di mestiere!

In qualunque settore ci si trovi a operare e in qualunque tipologia di lavoro ci capiterà di prestare il nostro contributo sarà possibile avere sempre i dati in formati leggibili da Excel (.xlsx, .xls, .csv, .txt o altri ancora). Excel , in questo senso, è estremamente versatile e si adatta a situazioni diverse ed è utilizzabile a diversi livelli, a seconda delle competenze e dei compiti richiesti.
Se ci pensiamo bene, queste funzionalità appena menzionate non sono comunemente attribuibili a un semplice foglio di calcolo! Eppure sono molte le persone che nutrono una certa antipatia per questo software!

Impara a usare al meglio le scorciatoie di Excel!

Primo: aprire un file e creare una tabella con Excel!

Il software Excel non è l’unico software per creare le tabelle, ma è sicuramente il più conosciuto e il più utilizzato. Gli studenti imparano piuttosto presto a utilizzarlo in classe per acquisire le basi del lavoro di gestione di elenchi alfa numerici. Che piaccia o meno, Excel lo utilizzano davvero tutti ed è diventato una lingua universale nel mondo del lavoro!

Fare un grafico può essere usato in molti settori. Fare un grafico può essere usato in molti settori e ambiti della vita quotidiana e lavorativa!

Fare un grafico può essere usato in molti settori come la matematica, l’economia, la scienza in generale, ma anche nella vita di tutti i giorni: per gestire i conti della famiglia, per esempio! Ecco come imparare informatica milano!

Il software Excel è un software a pagamento; è integrato nella formula di Microsoft Office a 69 € all’anno per un utilizzo personale. Questo pacchetto include una serie di software:

  • Word,
  • Excel,
  • PowerPoint,
  • Outlook,
  • Publisher
  • Access.

Tuttavia oltre alla versione a pagamento di Microsoft office puoi trovare delle valide soluzioni, come per esempio il pacchetto di software Libre Office che offre gratuitamente le stesse funzionalità! Comunque, una volta scaricato, il software Excel, si apre facendo doppio clic su di esso. Se una pagina di Excel è già aperta e vuoi aprirne una nuova, vai su “File” e poi su “Nuovo”.

Una volta che il software è aperto, troverai una grande tabella. Tutte le caselline della tabelle sono chiamate “celle”. Le colonne sono nominate attraverso una lettera, e le righe attraverso i numeri. È quindi sufficiente inserire i tuoi dati per realizzare una tabella.  La tabella può essere una tabella semplice o una tabella a doppia entrata.

La tabella semplice contiene un solo tipo di dati: può ad esempio rappresentare i mesi dell’anno nell’intestazione e i nomi delle persone che compiono il loro compleanno durante ogni mese. Una tabella a doppia entrata consente di incrociare due tipi di dati. Possono essere i mesi dell’anno e le diverse categorie di spese nelle colonne. In questo caso, per trovare i dati da inserire nella cella, è necessario cercare il mese ma anche il tipo di spese associate (affitto, bollette, etc.).

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Secondo: Creare dei grafici

Ecco un’altra importante e utile funzione di Excel: presentare i nostri dati sotto forma di grafico. Questo strumento può essere molto utile in particolare per le presentazioni di carattere finanziario o in ambito lavorativo quando occorre dare ai nostri dati una rilevanza visuale, per capire visivamente come si sono evoluti determinati processi.

D'ora in poi non potrai più vedere una torta con gli stessi occhi di prima! D’ora in poi non potrai più vedere una torta con gli stessi occhi di prima!

Però prima di creare un grafico è necessario sapere che nel software sono disponibili diversi tipi di grafico e che ognuno di essi può tradurre visivamente un determinato tipo di dati:

  • L’istogramma: questo tipo di grafico è caratterizzato da barre verticali che consentono di valutare uno o più dati al fine di confrontarli. Questo grafico può essere utilizzato per comprendere le differenze tra due oggetti analizzati.
  • Linee: questo grafico utilizza linee rette o curve per mostrare l’evoluzione di una o più caratteristiche nel tempo.
  • Grafico a torta: questo è il famoso grafico ampiamente utilizzato nei libri di testo o nelle relazioni professionali. Rende possibile leggere la distribuzione dei dati molto velocemente grazie al sistema di frazione adattato a un disco.
  • Il grafico a barre: grafico utile quando è necessario mantenere una certa gerarchia nei dati.
  • Il grafico a cascata: per rappresentare valori positivi e negativi.
  • Un grafico combinato: utilizzato quando l’intervallo di valori o dati non è ordinato.

Come nel caso della preparazione  di una tabella Excel, prima di creare un grafico è necessario ordinare i numeri o gli altri dati nelle caselle giuste in modo che il software capisca cosa vuoi fare esattamente. Per iniziare a lavorare, devi prima scegliere il tipo di dati che utilizzerai per il grafico e assegnargli un nome che inserirai nella prima riga della tabella.

Crea grafici con Excel!

Una volta che tutti i dati sono stati inseriti sul foglio di calcolo Excel, è sufficiente seguire i passaggi della creazione di un grafico. Questo non richiede molto tempo; quello che richiede invece una certa quantità di tempo è soprattutto inserire tutti i dati necessari.

Ma si può anche modificare il tuo grafico una volta che lo avrai realizzato! Basta fare clic sul grafico e quindi andare alla scheda “Progettazione” che appare una volta selezionato il grafico. Nella nuova barra degli strumenti, troverai un pulsante denominato “Aggiungi elemento grafico”!

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Terzo: famigliarizza con le scorciatoie di Excel!

Qualunque sia l’utilizzo di questo software, le scorciatoie possono essere molto utili per risparmiare tempo. Certo, devi innanzitutto imparare a utilizzarle, ma, man mano che vai avanti, ti renderai conto che ti aiuterà a procedere molto più velocemente.

Tranquilli, le scorciatoie di Excel non ci mettono in pericolo! Tranquilli, le scorciatoie di Excel non ci mettono in pericolo!

Non c’è bisogno di impararli a memoria! Gli elenchi seguenti, per esempio, possono essere utilizzati come supporto. Conserva le tecniche delle funzioni che usi di più, quindi, usandole, sarà più facile ricordarle. Oltre a risparmiare tempo, le scorciatoie di Excel sono utili in termini di sforzo motorio. Usare il mouse non è un’abitudine che tutti apprezzano. Alcuni preferiscono utilizzare solo la tastiera piuttosto che schiacciare il pulsante esatto per questa o quella funzione.

Le scorciatoie mostrate di seguito sono sempre più utilizzate dagli utenti dei principali software di Microsoft (Word, PowerPoint, Excel, etc.), ma anche dagli utenti di pc saltuari. Inoltre alcune di queste scorciatoie possono anche essere utilizzate direttamente su Internet! Ecco una breve lista di scorciatoie di base da conoscere per semplificarti notevolmente la vita:

  • Chiudere la cartella di lavoro ed Excel: ALT + F4,
  • Aprire l’editor di Visual Basic (l’editor di calcolo macro): ALT + F11,
  • Taglio selezione: CTRL + X,
  • Copia selezione: CTRL + C,
  • Incolla: CTRL + V,
  • Seleziona tutto: CTRL + A,
  • Annulla: CTRL + Z (per annullare l’ultima procedura eseguita),
  • Ripristina (Annulla un passaggio annullato con la scorciatoia precedente): CTRL + Y,
  • Corsivo: CTRL + I,
  • Sottolineato: CTRL + U,
  • Metti la cella in grassetto: CTRL + G,
  • Blocca la cella: CTRL + 5,

Per trovare le scorciatoie da tastiera adattate al Mac, l’approccio è abbastanza semplice. Nella maggior parte dei casi, è sufficiente sostituire il tasto CTRL con il tasto “command” sulla tastiera Apple. Le funzioni possono anche funzionare con il tasto CTRL sul Mac, in alcuni casi.

Conoscere le scorciatoie serve a farci risparmiare tempo! Conoscere le scorciatoie serve a farci risparmiare tempo!

La scheda “File” del software Excel è una delle schede più importanti per salvare il tuo lavoro, aprire un nuovo documento e così via. Determina tutto ciò che riguarda il funzionamento di base del software dall’inizio alla fine. In questa scheda troverai anche la possibilità di stampare il tuo documento. Per andare più veloce in tutte le tue operazioni ed evitare di andare su “File” ogni volta che vuoi salvare il tuo lavoro, ecco le scorciatoie necessarie:

  • Crea una nuova cartella di lavoro: CTRL + N,
  • Aprire una cartella di lavoro: CTRL + O oppure CTRL + F12,
  • Stampa: CTRL + P,
  • Salva come: F12,
  • Salva: CTRL + S
  • Salva la cartella di lavoro: CTRL + S oppure MAIUSC + F12,
  • Chiudere la cartella di lavoro: CTRL + W oppure CTRL + F4.

Queste scorciatoie possono essere utilizzate soprattutto per salvare il file nella cartella corrispondente, quindi per salvarlo regolarmente in modo da non perdere il lavoro.

Quarto: uso delle macro per il livello pro!

Avere un livello avanzato di Excel può sembrare difficile, ma in realtà non può che darci più opportunità per sfruttare questo programma che ha davvero delle enormi potenzialità!

Non perderti in un bicchiere d'acqua! Impara a usare le macro di Excel! Non perderti in un bicchiere d’acqua! Impara a usare le macro di Excel!

Queste potenzialità possono essere sfruttate appieno attraverso l’uso delle funzioni. Le funzioni SE, E, O e NON non sono sempre sono note agli utenti del pacchetto Office, ma possono essere molto utili per la creazione di tabelle in un foglio di calcolo. Consentono confronti logici tra dati diversi e in base a diverse condizioni e diversi criteri all’interno della tua cartella di lavoro.

Queste funzioni fanno parte di quella che viene definita una “macro”. Una macro è un insieme di istruzioni che possono raggiungere un obiettivo specifico o dare un determinato risultato. Si possono citare, quindi, i calcoli della tabella Excel come esempio di macro.

La principale funzione di Excel di questo tipo è la funzione SE. Secondo la guida di utilizzo di questo software, “La funzione SE è una delle funzioni più utilizzate in Excel e consente di effettuare confronti logici tra un valore e ciò che si aspetta.”

Questa funzione viene solitamente utilizzata alla fine di una riga di dati all’interno di una tabella. La funzione SE può anche essere utilizzata con le altre funzioni (O, E, NON). In effetti, a volte, devono essere provate diverse condizioni: le condizioni possono essere vere o false, e possono non corrispondere alla vostra scelta.

Allora, non sei curioso di scoprire qualcosa di più sulle funzioni di Excel?

L'app di Excel presenta delle differenze con la versione desktop. L’app di Excel presenta delle differenze con la versione desktop.

Utilizzare Excel su tablet e smartphone

Se non sei a casa o in ufficio, e non ti sei portato dietro il tuo fidato laptop e sei nella necessità di leggere un file Excel che ti è stato inviato non devi temere! In questo caso puoi utilizzare l’app Microsoft Excel per Android e iOS, in modo da poter visualizzare ed eventualmente modificare un file Excel, lavorando direttamente con il tuo smartphone o tablet. Dobbiamo però sottolineare un dettaglio tecnico: l’app è gratuita per tutti quei dispositivi che presentino dimensioni pari o inferiori ai 10.1″.

Se confrontato con il software classico  per PC e al programma online, l’app Excel pensata per i dispositivi mobili ha purtroppo molte meno funzionalità. Tuttavia, nonostante si tratti di una versione semplificata, il software consente di utilizzare le funzioni di base:  è quindi presenti possibile inserire tutti i tipi di funzione nelle celle, utilizzando il pulsante che troviamo sulla schermata, nell’angolo in alto a sinistra; è possibile anche modificare la formattazione dei dati e delle singole celle.

Sono poi disponibili tutte le funzionalità di calcolo, come la somma algebrica, la media e il conteggio dei valori, oppure la celebre funzione di ordinamento e di filtraggio dei dati all’interno della tabella selezionata. Con il software Excel per dispositivi mobili è inoltre possibile creare o aggiungere delle tabelle o dei grafici, oppure disegnare a mano libera!

Scaricando la versione Premium di Excel per dispositivi mobili è inoltre possibile fruire di numerose funzionalità aggiuntive, come la possibilità di utilizzare una gamma più estesa di colori per la formattazione della tua tabella oppure è possibile utilizzare gli strumenti necessari per modificare gli stili e i layout delle tabelle pivot!

Una curiosità: Excel e il mondo del lavoro

Tabelle Pivot, CERCA.VERT, Macro, VBA, Formattazione Condizionale, Filtri, Grafici Avanzati... questi sono termini relativi al mondo di Excel, che tuttavia rappresentano un buon quadro di conoscenze da inserire nel tuo curriculum nell’area delle competenze informatiche! In effetti, nominando tutti questi aspetti può essere molto più esemplificativo delle tue abilità rispetto allo scrivere semplicemente “Excel” sul tuo cv! Quando si sceglie di essere più specifici nell’elencare le proprie conoscenze informatiche all’interno del proprio curriculum si possono mettere in luce le nostre capacità de gestione, interpretazione e di comunicazione dei dati, e questo non potrà che predisporre positivamente colui che legge il curriculum.

Sicuramente nel mondo del lavoro saper utilizzare in modo approfondito un programma come Excel è una marcia in più, e dimostrare di conoscerne anche le funzionalità più complesse non può che giocare a nostro favore! Scrivendo termini specifici come Macro o Pivot, dimostreremo di essere in grado di lavorare con Excel in modo realmente professionale! Migliorare le proprie capacità nell’utilizzo di Excel è un modo semplice e davvero fruttuoso per incrementare in modo reale il tuo contributo all’interno dell’azienda per la quale lavori, e di conseguenza potresti aumentare le tue possibilità di guadagno!

Per tali ragioni il consiglio di Superprof è quello di approfondire le tue conoscenze di Excel ed esercitarti… non te ne pentirai!

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